Standarder och processer¶

Två bibliotek gör skillnaden mellan en kollega som låter rimlig och en som faktiskt har rätt om regelefterlevnad:

Standarder

de externa dokument ni måste följa, till exempel köpta ISO- eller IEC-standarder.
Processer

era egna processer, så som ert företag säger att arbetet ska göras.

Ladda in båda, så citerar Quality-, Regulatory- och Compliance-kollegorna riktiga krav från riktiga källor i stället för att minnas dem ungefär.

Båda ligger i dokumentarbetsytan under rubriken COMPANY DOCUMENTS, under produktens egna dokument: Standards och Processes. De hör till organisationen, inte till en produkt, så dokumentpanelen visar dem även utan vald produkt (All products).

Standardbiblioteket¶

Ladda upp standarder¶

Klicka på importåtgärden på rubriken Standards.
Dra filer till släppytan, eller använd Choose files eller Choose folder. Hela mappar inklusive undermappar stöds.
Godkända format är PDF, Word, Excel, PowerPoint, text, Markdown och CSV. Ett register över era köpta standarder — till exempel en Excel-lista från SIS — hör hemma här: lägg det i undermappen register (fältet Subfolder, eller släpp en mapp), så blir det sökbart tillsammans med standarderna.
Colleag extraherar texten som Markdown för sökning och citat. Ordalydelsen skrivs inte om.

Ert köpta original sparas i ert eget kvalitetssystemrepo, så ett svar som citerar en standard kan alltid kontrolleras mot källdokumentet.

Posten döps efter er fil, inte efter standarder som råkar citeras inne i dokumentet, och aldrig efter en gissning. Om filnamnet bär ett utgåveord som utgåva 5 eller revision 1 fyller det utgåvefältet, och ett revisionsdatum i namnet misstas aldrig för en utgåva. Döp filerna så som ni vill att biblioteket ska läsas, så blir det exakt så.

Varje post i biblioteket visar utgåva och ursprungligt filnamn, och den extraherade texten är skrivskyddad.

Håll ögonen på extraheringsvarningarna

Två markeringar visas på poster som kräver omsorg:

Scanned source read by OCR — texten kommer från en skanning, så kontrollera värden mot originalet innan du litar på dem.
Extract hit the size cap and is incomplete — en stor standard lästes bara delvis. Kontrollera originalet för det som saknas.

Att använda standarder under arbetet¶

Från sektionen Standards kan du öppna det köpta originalet eller ta bort en post ur biblioteket. Fråga Regulatory- eller Quality-kollegan vilka klausuler som gäller för det du skriver, så arbetar den utifrån de här filerna.

Licensen är ert ansvar

Standarder licensieras oftast per företag eller per användare. Ladda bara upp dokument som er organisation har köpt och har rätt att använda internt.

Processer¶

Era processer ligger under COMPANY DOCUMENTS → Processes: processer, arbetsinstruktioner, hur ert företag än beskriver sitt arbetssätt. En ny organisation börjar utan några, och det är ett fullt fungerande sätt att arbeta. Det finns två sätt att fylla avsnittet, och båda går att använda när som helst.

Börja utan processer¶

Ni behöver inga processer för att använda Colleag. Ett företag utan processer arbetar utifrån företagsprofilen och sina dokument, och listan över förväntade dokument pekar inte ut någon process som källa. Lägg till era egna när det passar — under uppsättningen eller månader senare, en fil eller ett helt bibliotek.

Ladda upp de processer ni har¶

Klicka på uppladdningsåtgärden på rubriken Processes och sedan:

Dra filer till släppytan, eller använd Choose files eller Choose folder. PDF, Word, text och Markdown godtas, upp till femtio filer åt gången. Alla beskrivningar av hur ni arbetar är välkomna, formella eller inte.
Colleag läser varje fil och föreslår per fil: en titel, ert eget rutinnummer om texten har ett, de kollegor processen styr och de dokument texten säger att processen ger.
Granska listan. Rätta det som är fel, fyll i Gives där ni vet, och klicka på Import.

Varje process blir ett dokument i ert kvalitetssystemrepo med originalfilen sparad bredvid, och lämnas som draft för er granskning. Ni behåller er egen numrering: QP-12 eller P-4.2-03 är giltiga id:n.

En uppladdad process är read-only i Colleag. Den är ert styrda dokument och ändras där ni styr det. För att ändra texten laddar ni upp nästa version: välj processen under New version of i listan.

Projektmappar¶

Under Projects tar importåtgärden en projektmapp som den ligger på er filserver, arkiverad under sitt ordernummer. Importen körs i bakgrunden: stäng dialogen och arbeta vidare, rubriken Projects visar hur långt den kommit, och ett klick på den tar fram dialogen igen. Rubriken räknar projekt; varje projektrad räknar sina filer.

Servern arkiverar mappen så fort den är läst, så du kan stänga fliken, ladda om eller komma tillbaka i morgon. Medan något importeras visar en liten remsa längst ner till vänster i arbetsytan vad och hur långt — var du än är. Ett projekt som lästs men inte arkiverats (en import från innan det fungerade så här) visas där med Publish.

Allmänna dokument¶

Allt som varken är en process, en standard eller ett projekt — prislistor, kalkyler, brev, rapporter — läggs under General documents. Använd uppladdningen på rubriken: välj filer eller en mapp, ange en undermapp om du vill, och klicka på Upload. Word, Excel och PDF läses och blir sökbara; andra format sparas som original. Läsningen sker på servern, som vid projektimport. Du kan också be Colleag ta fram ett dokument i chatten och klicka på Save på resultatet.

Beskriv en process i stället¶

Allt finns inte nedskrivet. Klicka på pratbubblan på rubriken Processes, eller säg till assistenten "jag vill beskriva en process". Den frågar vad processen är till för, vad som startar den, vad som händer steg för steg, vem som ansvarar och vilka dokument som kommer ut. Den läser upp sammanfattningen, och när ni säger ja sparas ett utkast till processdokument.

Assistenten skriver ner det ni sagt och inget annat. En process som skrivits så redigeras direkt i Colleag.

Be kvalitetskollegan skriva ett utkast¶

Kvalitets- och compliancekollegorna kan skriva ett processutkast ur ett vanligt chattsamtal. Diskutera vad processen ska täcka — mot vilka standarder, vem som gör vad — och be om ett utkast. Kollegan skriver en komplett process in i registret som utkast, kopplad till de standarder ni nämnde. Inget styr någon förrän ni granskat, godkänt och släppt den som vilken annan process som helst.

Ni kan också fråga kvalitetskollegan vilka processer ni saknar: utifrån de standarder ni har och vad er företagsprofil utlovar ställer den upp ert processregister mot dem. Översikten är ett diskussionsunderlag, inte en dom.

Säg vilka dokument en process ger¶

För varje process behöver Colleag veta vilka dokument den resulterar i. Det är det som gör att Colleag kan säga vilka dokument en produkt förväntas ha och vilka som ska läsas först. Det är Colleags läsning av er process, skild från texten, så den går att ändra när som helst — även för en uppladdad process.

En rad med frågetecken har inte svarat än. Klicka på tecknet så frågar assistenten, en process i taget, med några troliga dokument att välja bland. Ni kan hoppa över: en process utan dokument når ändå kollegorna som bakgrund, den pekas bara inte ut som källa till något.

Under företagsuppsättningen¶

Onboarding-assistenten ställer en fråga om era arbetssätt, med tre svar: ladda upp det ni har, beskriv dem i stället, eller börja utan och kom tillbaka senare. Det är samma uppladdning och samma frågor som ovan. Inget läggs till om ni inte laddar upp eller beskriver det.

Arbeta med en process¶

Klicka på en rad under Processes för att öppna processen i canvasen. Varje process har samma form: Purpose, Scope, Roles, Inputs, Outputs, Process, Decision rules, Records och AI Agent Instructions. Den sista sektionen är den del kollegorna läser; tabellerna Inputs och Outputs säger vilka dokument i produktstrukturen processen använder och producerar.

Arbetsflödesknappen i canvasens rubrik öppnar processens panel:

Fält	Betydelse
Status	`draft`, `in-review`, `approved`, `released` eller `obsolete`
Version	Aktuell version; release räknar upp den
Review cycle	Månader mellan granskningar, styr nästa granskningsdatum
Primary disciplines	De kollegor som följer processen i varje svar
Supporting disciplines	De kollegor som vet att den finns och kan läsa den
Human approval	När den är på kräver leveranser under processen alltid mänskligt godkännande — kollegorna förbereder och kontrollerar, men godkänner eller släpper aldrig själva

flowchart LR
    D["draft"] -->|Submit| R["in-review"]
    R -->|Approve| A["approved"]
    A -->|Release| L["released"]
    L -->|"markeras Obsolete"| O["obsolete"]

Kontroller och processens kontrakt

Panelen visar också Checks: vad plattformen hittade fel eller tunt i processen (en saknad sektion, en output utan dokumenttyp, produktdata inne i en företagsrutin). Sparning blockeras aldrig; Release blockeras så länge en kontroll faller. Under kollegorna ser du processens kontrakt: de inputs den läser, de outputs den producerar med sökväg och dokumenttyp, och de spår den lämnar.

Använd Submit, Approve och Release för att flytta en process genom granskning. En process som har släppts markeras Obsolete i stället för att tas bort, så att historiken finns kvar. Obsoleta processer ligger i en hopfälld grupp Obsolete längst ner i listan. Varje statusändring loggas med vem som gjorde den, när och eventuell kommentar, så registret fungerar samtidigt som er spårbarhetslogg.

Så använder kollegorna allt detta¶

En process är en del av kollegans uppdrag, inte ett dokument som ligger i en mapp. För varje kollega tas AI Agent Instructions från varje process som anger kollegan som primär med i varje svar. Alla kollegor ser ett enradsindex över alla processer och kan läsa hela texten när de behöver. Ändrar du instruktionerna så ändrar de styrda kollegorna hur de arbetar.

En process markerad Human approval lägger en rad till i det uppdraget: kollegorna förbereder och kontrollerar leveranser under den, men godkänner eller släpper aldrig något själva. Flaggan sätts i processens arbetsflödespanel och syns på processens rad.

Två ställen till visar kopplingen mellan processer och ert arbete:

Expected documents i produktens dokumentarbetsyta visar vilken process som producerar varje förväntat dokument, och Draft with kollega på ett saknat dokument ber den processens kollega skriva ett utkast på rätt sökväg. Ett dokument som finns men inte har nått den status som processen kräver listas under Not yet at required status.
Varje kollega får, under varje process den följer, listan över processens inputs som finns för produkten (Read first) och de som saknas.
Settings → Colleagues, med kollegan och produkten valda, låter dig markera en process som ej tillämplig för en produkt, med en motivering. Kollegorna utelämnar den då bara för den produkten.

Felsökning¶

Problem	Vad du ska göra
En kollega citerar en standard vagt eller inte alls	Standarden finns inte i biblioteket, eller så är dess extrahering ofullständig. Kontrollera sektionen Standards och titta efter varningarna om OCR och storleksgräns.
En stor PDF importerades men ser avhuggen ut	Den slog i storleksgränsen för extrahering. Dela upp den, eller arbeta från originalet för den del som saknas.
Granskningsdatumen är helt fel	Granskningscykeln sätts per process. Öppna varje process och ställ in Review cycle.
Sektionen Processes är tom	Inget har lagts till än, och det är helt i sin ordning. Ladda upp era egna processer eller beskriv en för assistenten.
Jag kan inte redigera en uppladdad process	Texten är read-only. Ladda upp nästa version och välj processen under New version of.
En kollega ignorerar en process	Dess primära kollegor omfattar inte kollegan, eller så är den obsolete, eller markerad som ej tillämplig för produkten. Kontrollera arbetsflödespanelen.

Nästa: Integrationer och affärssystem →

Importerade processer och lintern¶

När ni importerar befintliga Word-dokument konverteras, arkiveras och kontrolleras varje fil mot processmodellen. Fyndpanelen skiljer på två nivåer: varningar blockerar aldrig något, medan fel blockerar release tills de är åtgärdade — en process som kollegor uppmanas följa som släppt ska ha sitt kontrakt i ordning.

Importerade dokument landar normalt med varningar (tomma modellsektioner, in- och utflöden utan sökvägar). Det är väntat: originaltexten bevaras och varningarna är att göra-listan för att göra den till en komplett process.

Snabbaste vägen genom listan är att be kollegan. Öppna processens chatt och säg till exempel "fixa linterfynden i R10117" — kollegan läser fynden, fyller de tomma sektionerna ur den importerade texten, kortar AI- instruktionerna till budget och rättar metadatan, och du granskar resultatet före release.