Inställningar och administration¶

Inställningarna finns i fyra grupper. You är det som bara är ditt, och alla medlemmar har den. De andra tre är för owners och admins: People är människorna i organisationen och vad var och en får göra och nå, Colleagues är AI-kollegorna och vad AI-verktyg får läsa, och Organisation är allt annat, det mesta inställt en gång och sällan rört igen.

Öppna profilmenyn längst ner i ikonraden (dina initialer) och välj Settings, eller tryck Ctrl+,. Admins har också Organisation i samma meny, som öppnar organisationens sidor direkt. Sidofältet listar sidorna, med ett sökfält överst: skriv ett ord som outlook eller invite för att hitta sidan där det finns.

Vem får ändra vad

Owners och admins ser och ändrar sidorna under People, Colleagues och Organisation. Editors och viewers ser bara gruppen You. Om en sida säger att den är för administratörer beror det på din behörighetsnivå, inte på ett fel.

You¶

Notifications and briefings¶

Vilka mail du får, och vilka rutiner som berättar för dig vad de hittat.

När någon namnges som Responsible, Reviewer eller Approver på en produkt mailar Colleag den personen på adressen i Members. Den som klickade Save får inget mail. Se Produktteamet.

Briefings from routines listar organisationens rutiner, var och en med ett reglage. Slå på ett för att få veta vad den rutinen hittat: i klockan, och under From your colleagues i chattens sidofält. Vad en rutin gör och när ställs in på kollegans sida.

Connected accounts¶

Dina egna inloggningar till andra tjänster. Bara du använder dem, och en admin ställer inte in dem åt dig.

Outlook (Microsoft 365) — gör att ett mailutkast från chatten hamnar i din egen mapp Utkast. Colleag skapar utkast; du skickar dem.
Ditt eget Claude-konto, där organisationen tillåter det.
Connected AI tools — de AI-verktyg, till exempel Claude Code eller Cursor, som du har loggat in i Colleag från, och hur mycket de har läst. Visas när er Colleag erbjuder anslutning för AI-verktyg; se AI tool access.

People¶

Members¶

Hantera vilka som finns i er organisation.

Members listar alla med deras behörighetsnivå (permission level). För att lägga till någon använder du Invite a member: skriv e-postadressen, välj nivån och skicka inbjudan. För att ändra någons nivå väljer du en ny på personens rad. Varje medlem har exakt en nivå; den avgör vad personen får göra. Vad personen når och ser styrs av arbetsrollerna. (i) bredvid nivåerna listar dem, högst först.

Behörighetsnivå	Kan göra
Owner	Allt en admin gör, plus fakturering, krediter och att radera produkter eller organisationen
Admin	Hantera medlemmar, integrationer och organisationens inställningar
Editor	Allt löpande arbete: chat, dokument, publicering
Viewer	Läsbehörighet

Owners

Bara en owner kan göra någon till owner, ändra en owners nivå eller ta bort en owner, och bara en owner kan bjuda in en ny. En organisation kan ha flera owners men aldrig ingen: den sista kan varken tas bort eller få en lägre nivå förrän någon annan har blivit owner.

Den nya medlemmen accepterar inbjudan genom att logga in med den inbjudna e-postadressen — se Logga in.

Work roles¶

Vad varje person når och ser, likadant i webbappen, Teams och anslutna AI-verktyg. En arbetsroll öppnar områden (Shipping, Deals) och pengar i affärssystemet (Purchase prices, Sales prices, Costing, Finance). Grunddata i affärssystemet utan priser och kostnader, dokument, sök, processer, standarder, komponenter och dashboards är för alla.

Arbetsrollerna är avstängda tills en admin slår på dem med Work roles on överst på sidan. Så länge de är avstängda når alla allt. Sätt upp rollerna och ge var och en sina först, och slå sedan på dem.

En person kan ha flera arbetsroller; de läggs ihop. När arbetsrollerna är på får en medlem utan roll kärnan. Colleag startar varje organisation med Development, Purchasing, Sales, Logistics och Finance and management, som ni kan döpa om och ändra. Medlemmar som fanns innan arbetsrollerna kom börjar med All, som öppnar allt, så inget ändras förrän ni ger dem deras riktiga roller.

(i) bredvid varje val listar vilka register och fält i Monitor det öppnar, för den som sätter upp användare i affärssystemet. Pengar en person inte får se tas bort innan någon AI läser dem, och ett dashboardkort säger vad som utelämnades.

Product teams¶

Vem som är Responsible, Reviewer och Approver för varje kollega på en produkt. Se Produktteamet.

Colleagues¶

Vad kollegorna har fått veta, och vilka modeller som svarar. Två flikar:

Colleagues — en lista med alla kollegor, inbyggda och egna (era egna bär etiketten Own, inget annat skiljer). Välj en kollega för att se dess generella instruktioner — identitet, företagsregel och instruktionerna från dess styrande rutiner, som gäller alla produkter — och, under produktväljaren, produktdelen: uppdraget och vilka processer som är tillämpliga. Varje kollega kan redigeras, även de inbyggda: beskrivning, färdigheter, identitet och rollprofilen (ansvar, KPI:er, mandat och eskalering — se Forma en kollegas roll). Create your own from … skapar en egen variant utifrån en inbyggd kollegas konfiguration, + New colleague börjar från noll eller från en roll i rollkatalogen, och Colleag föreslår kollegor som passar er företagsprofil. Bara aktiva kollegor deltar i en roundtable.
Models — vart kollegornas frågor skickas: Colleag models (included), eller Your own Azure OpenAI, där prompter och tokens stannar i er Azure-prenumeration och syns på er Azure-faktura.

Routines¶

Allt kollegorna gör på egen hand, i hela organisationen: nattens sårbarhetskontroll, veckans CRA-statusrapport och andra rutiner som en medlem har satt upp. Sidan visar hur många som är på, misslyckades senaste dygnet och är pausade, och listar det som behöver en människa. Öppna en rutin för att köra den nu, pausa den, ta bort den eller ge den en ny ägare.

En rutin körs med ägarens behörighet. Om ägaren lämnar organisationen pausas rutinen och admins får en notis; ge den en ny ägare här för att starta den igen. Se Rutiner.

AI tool access¶

Vilka AI-verktyg — Claude Code, Cursor och andra verktyg som ansluter via MCP — som får läsa organisationens data, och vad de gjorde. Sidan finns när er Colleag erbjuder anslutning för AI-verktyg.

Åtkomsten är avstängd tills en admin slår på den. Ett AI-verktyg läser aldrig mer än personen som är inloggad i det får läsa i Colleag. När du slår på öppnas produktdokument och sök, företagsdokument, standarder, komponentinformation och dashboards. ERP reads, Shipping reads, Deals och Web search förblir avstängda tills du kryssar i dem, eftersom det ett AI-verktyg läser skickas vidare till verktygets AI-leverantör. More restrictions begränsar ytterligare: lägsta behörighetsnivå som får ansluta, vilka AI-verktyg och vilka produkter.

Connected AI tools visar vem som har loggat in från vilket verktyg. Audit trail listar varje anrop, även nekade, med filter och CSV-export, och anger hur länge loggen sparas: 180 dagar och högst 100 000 anrop om ni inte ändrar det.

Varje medlem ansluter sitt eget AI-verktyg. I Claude Code:

claude mcp add --transport http colleag <adressen som visas på sidan>

därefter /mcp, välj colleag och logga in med ditt Colleag-konto.

Organisation¶

Company¶

Er organisations profil: företagsnamn, storlek, branscher och målmarknader. Varje kollega läser den innan den svarar, så det här är de mest värdefulla fem minuterna i hela produkten. Innan den är ifylld visar workspace en påminnelse.

Integrations¶

Koppla in ert ERP, komponentdatabaser och kommunikationskanaler. Beskrivs i sin helhet i Integrationer och affärssystem.

Microsoft Teams som frågeyta har en egen sida under den här menyn: slå på org:en, bind varje kanal till en produkt och claima Teams-personer. Se Fråga Colleag från Microsoft Teams.

Det organisationen kopplar här delas av alla. Din egen Outlook-inloggning finns under Connected accounts.

Modules¶

De valfria delarna av Colleag som er organisation har, till exempel Monitor ERP, CRA monitoring, Silicon Advisor och UPS shipping, var och en märkt On eller Off. En modul som är av är dold överallt: i chatten, i ikonraden och i dokumenten. Colleag slår på och av moduler för er organisation; hör av er om ni vill ändra en.

Billing and credits¶

Er plan, ert kreditsaldo och hur krediterna har använts. Vissa funktioner — till exempel den säkra ERP-connectorn — beror på planen, och de sidor som behöver dem länkar hit.

Your data¶

Colleags sida mot inlåsning. Alla era konstruktionsdokument ligger i ett Git-arkiv som ert företag äger fullt ut, och den här sidan visar clone-URL:en för varje arkiv så att du kan ta en fullständig kopia när som helst.

Du kan också byta Git Provider. Colleag kan hosta arkiven för er, eller skriva in i er egen GitHub- eller Azure DevOps-organisation. För GitHub installerar ni Colleag.ai GitHub App på er organisation och anger installations-ID:t här. Change öppnar formuläret med det som är sparat nu. Arkivet heter colleag om ni inte väljer ett annat namn innan den första produkten skapas; när en produkt finns visar fältet arkivet den ligger i och kan inte ändras.

Testa kloningen en gång

Klona ett arkiv till din egen dator tidigt. Det är det snabbaste sättet att övertyga dig själv — och er ledning — om att inget är fastlåst inne i verktyget.

Revisions¶

Revision & Version Numbering väljer den numreringskonvention som Colleag stämplar på publicerade dokument. Du skriver aldrig in en revision för hand.

Välj det system som matchar det ert företag redan använder. Varje alternativ visar en exempelsekvens, till exempel R1A → R1B → R2A. Vissa system skiljer technical från editorial ändringar — det är de systemen som visar valet av ändringstyp när du publicerar. System som inte gör det anger det uttryckligen.

Det finns också ett fritextfält där du beskriver er verkliga godkännandeprocess. Texten är enbart sammanhang för kollegorna; den ändrar aldrig numreringen, som förblir helt deterministisk.

Reset¶

Reset Organization raderar organisationens data så att ni kan börja om.

Det går inte att ångra

Reset är avsett för utvärderings- och demo-organisationer. Den frågar efter bekräftelse först. Använd den inte på en organisation med verkligt arbete i — exportera från Your Data först om du är minsta osäker.

Plattformsadministration¶

Colleags personal med rollen super-admin har ett extra område, Colleag admin, som nås från profilmenyn och omfattar organisationer, användare, plattformens fakturering och systemstatus. Det hör inte till den vanliga administrationen av en organisation, och de flesta kunder ser det aldrig.